In Phiếu Thu các loại

Vào cuối ngày một cửa hàng có thể phát sinh hàng chục khoản tiền vào ra, ví dụ nưh: khách thanh toán đơn hàng, nhân viên ứng tiền mua vật tư, thanh toán phí vận chuyển, trả tiền nhà cung cấp hoặc hoàn lại một khoản chi trước đó. Khi số giao dịch còn ít thì việc ghi chép bằng sổ tay có vẻ khá đơn giản. Nhưng khi hoạt động kinh doanh tăng lên, chỉ cần thiếu một chứng từ hoặc ghi nhầm một khoản tiền cũng khiến việc đối chiếu cuối ngày trở nên mất thời gian, sai sót gây bực mình.

Đó là lý do phiếu thu, phiếu chi vẫn được nhiều doanh nghiệp, cửa hàng và hộ kinh doanh sử dụng để ghi nhận từng khoản tiền phát sinh. Tùy cách quản lý, đơn vị có thể dùng phiếu 1 liên để lưu nội bộ, phiếu 2 liên để vừa lưu vừa giao khách hoặc phiếu 3 liên để kế toán, bộ phận liên quan và khách hàng cùng giữ chứng từ.

Để phiếu sử dụng thuận tiện, doanh nghiệp cần xác định ngay từ đầu kích thước, số liên, loại giấy, nội dung cần in, cách đóng cuốn và có cần đánh số nhảy hay không. Trong bài viết này, In ấn Quang Hải 247 sẽ cùng quý khách tìm hiểu từng yếu tố để lựa chọn phương án in phiếu thu chi phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế.

Vì sao doanh nghiệp và cửa hàng nên sử dụng phiếu thu chi?

Dòng tiền phát sinh mỗi ngày thường đến từ nhiều nguồn khác nhau. Có khoản thu từ bán hàng, thu công nợ, tiền đặt cọc; cũng có các khoản chi cho nguyên vật liệu, vận chuyển, nhân sự hoặc những chi phí vận hành nhỏ.

Nếu các khoản này chỉ được ghi nhớ hoặc ghi rời rạc trên nhiều cuốn sổ, quá trình kiểm tra sau đó rất dễ mất thời gian. Phiếu thu chi giúp mỗi giao dịch có một chứng từ đi kèm, thể hiện rõ số tiền, lý do thu hoặc chi, thời gian phát sinh và người liên quan.

Đối với cửa hàng nhỏ thì mẫu phiếu có thể khá đơn giản, chỉ cần đủ chỗ ghi thông tin và dễ xé khỏi cuốn. Trong khi đó, doanh nghiệp có nhiều bộ phận thường cần phiếu 2 liên hoặc 3 liên để phục vụ việc lưu trữ và đối chiếu.

Một số đơn vị còn in sẵn logo, tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, mã phiếu hoặc số thứ tự liên tục. Khi đó, mỗi cuốn phiếu vừa thuận tiện trong quá trình sử dụng, vừa thống nhất với hệ thống biểu mẫu nội bộ của doanh nghiệp.

Các loại phiếu thu chi thường được sử dụng

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần cùng một loại phiếu. Việc lựa chọn nên dựa vào cách dòng tiền được ghi nhận và số bộ phận cần giữ chứng từ.

Phiếu thu

Phiếu thu được sử dụng để ghi nhận tiền đi vào quỹ.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Thu tiền bán hàng
• Thu hồi công nợ
• Nhận tiền đặt cọc
• Nhận tiền từ khách hàng hoặc đối tác
• Các khoản thu khác theo hoạt động của đơn vị

Thông tin trên phiếu thường có người nộp tiền, lý do thu, số tiền, ngày tháng và phần ký xác nhận.

Phiếu chi

Phiếu chi dùng để ghi lại các khoản tiền được xuất khỏi quỹ, chẳng hạn:

• Thanh toán hàng hóa hoặc nguyên vật liệu
• Trả chi phí vận chuyển
• Thanh toán dịch vụ
• Chi lương, thưởng hoặc tạm ứng
• Các khoản chi phục vụ vận hành

Mẫu phiếu có thể được thiết kế theo biểu mẫu chung hoặc tùy chỉnh theo cách quản lý riêng của doanh nghiệp.

Phiếu thu chi kết hợp

Một số cửa hàng hoặc đơn vị muốn sử dụng chung một biểu mẫu cho cả hai nghiệp vụ có thể thiết kế phiếu thu chi kết hợp. Cách làm này giúp giảm số lượng biểu mẫu cần quản lý nhưng bố cục phải rõ ràng để người sử dụng dễ xác định đây là khoản thu hay khoản chi.

Phiếu 1 liên

Phiếu 1 liên phù hợp với nhu cầu ghi nhận nội bộ, khi doanh nghiệp chỉ cần giữ một bản tại quỹ hoặc bộ phận kế toán. Loại này thường sử dụng giấy Fort và có chi phí in tương đối thấp.

Phiếu 2 liên

Phiếu 2 liên thường được dùng khi một giao dịch cần hai bên cùng giữ chứng từ. Ví dụ:

• Một liên doanh nghiệp lưu
• Một liên giao khách hàng hoặc bộ phận liên quan

Phiếu thường sử dụng giấy carbonless để người viết chỉ cần ghi trên liên đầu, nội dung sẽ được sao xuống liên phía dưới.

Phiếu 3 liên

Phiếu 3 liên phù hợp với đơn vị cần lưu chứng từ tại nhiều vị trí, chẳng hạn:

• Kế toán giữ một liên
• Bộ phận bán hàng hoặc kho giữ một liên
• Khách hàng giữ một liên

Các liên thường được sử dụng màu giấy khác nhau như trắng, vàng và hồng để dễ phân biệt khi tách khỏi cuốn.

Phiếu thu chi in sẵn

Mẫu in sẵn phù hợp với hộ kinh doanh hoặc cửa hàng cần sử dụng ngay, không yêu cầu logo hay bố cục riêng.

Ưu điểm là nhanh và đơn giản, nhưng doanh nghiệp gần như không thể thay đổi nội dung có sẵn trên biểu mẫu.

Phiếu thu chi thiết kế theo yêu cầu

Với doanh nghiệp muốn có biểu mẫu riêng, phiếu có thể được thiết kế theo thông tin và quy trình sử dụng thực tế.

Có thể bổ sung:

• Logo
• Tên doanh nghiệp
• Địa chỉ
• Điện thoại
• Mã phiếu
• Bộ phận
• Nội dung thu hoặc chi riêng
• Các vị trí ký xác nhận
• Số nhảy

Phương án này phù hợp với những đơn vị sử dụng phiếu thường xuyên và muốn các chứng từ có hình thức đồng nhất.

Nên chọn kích thước phiếu thu chi như thế nào?

Kích thước cần đủ chỗ ghi thông tin nhưng không nên quá lớn nếu mỗi phiếu chỉ có vài nội dung cơ bản.

Khổ A5 – 14,8 x 21 cm

A5 là kích thước khá phổ biến vì cân đối giữa diện tích ghi thông tin và sự gọn gàng.

Khổ này có thể bố trí đầy đủ các mục như:

• Số phiếu
• Ngày tháng
• Họ tên người nộp hoặc nhận tiền
• Lý do thu hoặc chi
• Số tiền
• Viết bằng chữ
• Chữ ký xác nhận

A5 phù hợp với cửa hàng, doanh nghiệp, đơn vị dịch vụ và nhiều mô hình kinh doanh khác.

Khổ A4 – 21 x 29,7 cm

A4 phù hợp với mẫu phiếu có nhiều trường thông tin hoặc cần khoảng trống lớn để ghi chú. Tuy nhiên, nếu nội dung chỉ có một vài dòng cơ bản thì A4 có thể khá lớn và tốn giấy hơn mức cần thiết.

Khổ A6 – 10,5 x 14,8 cm

A6 nhỏ gọn, phù hợp với cửa hàng hoặc cá nhân cần ghi các giao dịch đơn giản. Với mẫu này, nội dung thiết kế nên được rút gọn để tránh chữ quá nhỏ và thiếu khoảng trống khi viết.

Kích thước riêng theo nhu cầu

Ngoài A4, A5 và A6, doanh nghiệp có thể đặt kích thước riêng để phù hợp với sổ sách, khay đựng chứng từ hoặc quy trình vận hành hiện có. Trước khi chốt kích thước, nên xem thử bản mẫu ở tỷ lệ thực tế để kiểm tra khoảng trống dành cho phần viết tay.

Chọn giấy nào để in phiếu thu chi?

Chất liệu giấy phụ thuộc chủ yếu vào số liên của phiếu.

Giấy Fort 70–80gsm

Giấy Fort phù hợp với phiếu 1 liên. Bề mặt giấy nhám, dễ viết bằng bút bi, chữ bám tốt và chi phí tương đối hợp lý. Đây cũng là loại giấy quen thuộc trong nhiều biểu mẫu văn phòng.

Giấy Carbonless

Nếu cần phiếu 2 liên hoặc 3 liên, carbonless là lựa chọn phổ biến. Đặc điểm của loại giấy này là có khả năng sao nội dung từ liên trên xuống liên dưới khi viết mà không cần chèn thêm giấy than.

Các liên có thể sử dụng màu khác nhau để dễ phân biệt sau khi tách khỏi cuốn. Khi chọn giấy carbonless, độ rõ của bản sao là yếu tố cần kiểm tra. Nếu giấy có khả năng truyền nét không tốt, liên cuối có thể bị mờ và khó đọc khi cần đối chiếu.

Ngoài chất lượng giấy, cách viết cũng ảnh hưởng đến kết quả. Bút bi và lực viết vừa phải thường giúp nội dung xuống các liên phía dưới rõ hơn.

Giấy Couche

Couche có bề mặt mịn và cho màu in đẹp nhưng không phải lựa chọn phổ biến cho phiếu kế toán cần viết tay thường xuyên. Loại giấy này phù hợp hơn với những mẫu phiếu mang tính giới thiệu, voucher hoặc biểu mẫu có nhiều yếu tố hình ảnh. Nếu mục đích chính là ghi chép và lưu chứng từ, Fort hoặc carbonless thường thuận tiện hơn.

Phiếu thu chi nên in mấy màu?

In 1 màu

Đây là phương án phù hợp với biểu mẫu nội bộ và nhu cầu tiết kiệm chi phí. Các màu thường được chọn sao cho chữ dễ đọc và thuận tiện khi photocopy hoặc lưu hồ sơ.

In 2 màu

Doanh nghiệp có thể sử dụng thêm một màu để làm nổi bật logo, tiêu đề hoặc một số trường thông tin quan trọng. Cách này giúp biểu mẫu dễ nhìn hơn nhưng vẫn kiểm soát được chi phí.

In 4 màu

In 4 màu phù hợp khi phiếu có logo nhiều màu hoặc doanh nghiệp muốn giữ đúng hệ thống nhận diện thương hiệu. Tuy nhiên, với chứng từ chủ yếu phục vụ ghi chép nội bộ, không nhất thiết phải sử dụng quá nhiều màu.

Các hình thức gia công thường dùng cho phiếu thu chi

Ngoài phần in, cách đóng cuốn và gia công ảnh hưởng khá nhiều đến trải nghiệm sử dụng.

Đóng cuốn

Phiếu thường được tập hợp thành từng cuốn để dễ bảo quản và kiểm soát. Số tờ mỗi cuốn có thể thay đổi tùy nhu cầu sử dụng.

Đóng keo hoặc ghim

Các liên được giữ cố định trong quá trình viết nhưng vẫn có thể tách ra khi cần giao cho khách hoặc chuyển sang bộ phận khác.

Tạo đường răng cưa

Răng cưa giúp người dùng xé phiếu ra khỏi cuốn dễ hơn và hạn chế làm rách phần còn lại. Nếu có phần cuống cần giữ lại, đường răng cưa nên được tính toán ngay từ lúc thiết kế.

Đánh số nhảy

Mỗi phiếu được in một số thứ tự khác nhau theo dãy liên tục.

Ví dụ:

000001
000002
000003
000004

Số nhảy giúp doanh nghiệp dễ kiểm tra số lượng phiếu đã sử dụng và thuận tiện hơn khi cần tìm lại chứng từ.

Với phiếu 2 hoặc 3 liên, cùng một bộ phiếu thường cần mang cùng một số để các liên có thể đối chiếu với nhau.

Những thông tin nên có trên mẫu phiếu thu chi

Nội dung cụ thể có thể thay đổi theo doanh nghiệp, nhưng một mẫu cơ bản thường gồm:

• Tên doanh nghiệp hoặc cửa hàng
• Logo
• Địa chỉ
• Số điện thoại
• Số phiếu
• Ngày, tháng, năm
• Họ tên người nộp hoặc nhận tiền
• Địa chỉ hoặc bộ phận
• Lý do thu hoặc chi
• Số tiền
• Số tiền bằng chữ
• Chứng từ kèm theo nếu cần
• Người lập phiếu
• Người nộp hoặc nhận tiền
• Kế toán
• Người có thẩm quyền ký xác nhận

Không nhất thiết phải đưa tất cả các trường trên vào mọi mẫu. Biểu mẫu càng sát với cách vận hành thực tế thì nhân viên càng dễ sử dụng.

Dịch vụ in phiếu thu chi Công ty Quang Hải 247 chuyên nghiệp, uy tín

Nếu quý khách đang tìm một đơn vị in phiếu thu chi uy tín tại TP.HCM, In ấn Quang Hải 247 là lựa chọn phù hợp cho cả doanh nghiệp, cửa hàng và hộ kinh doanh cần in theo mẫu riêng. Từ phiếu 1 liên, 2 liên đến 3 liên bằng giấy carbonless, mỗi đơn hàng đều được tư vấn kỹ về kích thước, số liên, nội dung, cách đóng cuốn, răng cưa và số nhảy trước khi sản xuất.

Đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ kiểm tra file, rà soát thông tin và duyệt mẫu để hạn chế sai sót khi in số lượng lớn. Quang Hải 247 cũng nhận thiết kế theo nhận diện doanh nghiệp, giao hàng tại TP.HCM và hỗ trợ gửi đi tỉnh, giúp quý khách chủ động hơn về tiến độ và quy cách thành phẩm.